Le boss qui dit NON (formation continue)

Parfois les managers, chefs de projets, directeurs, "Head of..." manquent d'arguments pour refuser, aux membres de leur équipe,  une formation/une participation à un congrès professionnel, à un salon.

On peut les aider. Voici cinq arguments...

__________________________________ 1. Manque de temps 

"On n'a pas le temps, on doit livrer 2 manuels à la fin du mois"

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2. Manque de budget
"La situation économique est telle que nous avons d'autres priorités"

[par exemple, produire de la documentation que personne ne lit]

•  Avez-vous seulement jeté un oeil sur le budget "formation" de votre entreprise ?
•   Savez-vous que votre entreprise COTISE déjà auprès des organismes de collecte (OPCA) ?  Les fonds sont DEJA verses. Qui va maintenant les utiliser ?

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3. Manque de programme de formation
"On n'a pas de programme, donc on ne fait rien"

 

• ... mais vous avez une obligation de formation vis-à-vis de vos salariés (loi de Mars 2014). Vous devez leur offrir une possibilité de formation tous les deux ans, sinon vous êtes passible d'une amende

___________________________________ 4. Manque d'agrément comptable
"Pour financer un déplacement du salarié à un congrès, je vais essuyer un refus de la compta. Pas question de m'engager sur ce terrain-là"

• Savez-vous seulement qu'il existe, dans le plan comptable, un compte 625 - Déplacements, missions ? Il n'est pas nécessaire de réserver ce compte aux dépenses somptuaires des cadres supérieurs se rendant à leur congrès aux Maldives.

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5. Le pouvoir de dire NON

C'est ce qui fait un vrai boss : utiliser son pouvoir de dire NON ! Ca le distingue de la valetaille (qui, elle, doit toujours acquiescer).

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Calendrier
Les prochaines réunions, conférences, congrès professionnels sont d'excellentes occasions de maintenir à flot ses compétences en documentation technique  :

• Atelier "Documentation minimaliste" Outre-Atlantique
• Master Class "Minimalist authoring" à Paris le 7 septembre

 ... Et si vous invitiez votre boss à vous accompagner à l'un de ces ateliers ?

Comment (bien) démarrer un projet de documentation ?

Que vous optiez pour une documentation minimaliste ou plus simplement structurée, il vous faut DE-MA-RRER !

S'asseoir devant une page blanche ou copier/coller le vieux manuel de 2001, n'est PAS la bonne solution !




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De la méthode & de la norme (ISO 26 514)!
 
Pour envisager des processus plus efficaces et économiques, contactez-nous ! Nous pourrons organiser une présentation dans vos locaux ou dans un lieu à convenir ensemble.

 


On y parlera 

• définition des besoins, 
• utilisabilité, 
• profil utilisateur, 
• récapitulatif des tâches, 
• modélisation de procédure, 
• feuille de route du rédacteur, 
• etc.

 



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Bien démarrer en 2015 ?

Un Guide rédactionnel ne vous dit rien ? Une procédure orientée tâches ne vous intéresse pas ?... Une Short Description vous laisse indifférent ?

N'hésitez pas à nous en parler : un message électronique  suffit ;-)

 

Comment bien démarrer 2015 ? 
C'est démarrer avec les bonnes méthodes !

Documentation minimaliste ?... pas dans le nucléaire !

Sûreté de fonctionnement : gros pavé ?

Pour garantir la sûreté d'utilisation et de fonctionnement dans le domaine du nucléaire, il

faut une documentation volumineuse, coûteuse et  conçue par des ingénieurs  dans un format établi et immuable.

C'est à ce prix que l'on contribue à la qualité d'utilisation des outils, machines et mécaniques... non ?

La vanne qui ne fait pas rire... 

C'est le titre de l'article publié le 4 septembre 2013 par le Canard Enchaîné qui relate les (graves) problèmes de montage d'une  

"vanne destinée à injecter des additifs chimiques dans un circuit de sécurité" Elle a été montée à l'envers !
"Ce défaut de montage a été tardivement repéré, car, parmi les "facteurs aggravants", les inspecteurs disposaient d'une "documentation de référence peu lisible".

AREVA et le mode d'emploi

Et, plus grave, dans la documentation :

  "la position du moteur était erronée" ! Le mode d'emploi était écrit en chinois ?"

(Le Canard Enchaîné du 4.09.2013)

Minimalisme et nucléaire

Gageons que cette documentation n'appliquait pas les principes du _minimalisme_
Pourquoi ? 

Si la documentation de montage induisait l'utilisateur en erreur, c'est que le rédacteur n'avait pas suivi le 2e principe du minimalisme :

"Se focaliser sur les véritables tâches de l'utilisateur",

 c'est-à-dire :

• appréhender ces tâches dans l'environnement de l'utilisateur (sur son lieu de travail)
• faire une véritable analyse des tâches et des utilisateurs.

(Voir l'article du Dr. Hans van der Meij : Anchor the tool in the task domain .

 Analyse des tâches de l'utilisateur

Dans le cas présent, il fallait demander à l'ingénieur/technicien spécialiste des vannes de simuler, dans l'environnement de travail, une installation.

L'idéal est de filmer les manipulations et d'enregistrer les explications de l'expert-métier. Bien entendu, le rédacteur, pendant l'interview, ne se contente pas de commenter "ah oui, ah bon, ah c'est d'accord..."
 
Mais il lui faut poser les questions les plus saugrenues possibles :

"Pourquoi prenez-vous la vanne par ce côté ? Combien de personnes pour installer la vanne ? Pourquoi vous avez ôté cette vis ? Comment avez-vous pu identifier la bonne vanne ? Où sont les références ? Pouvez-vous me montrer l'alimentation ? Comment vérifier que le montage est correct ? etc."

 Illisible ou inintelligible, la documentation ?

Quant à la documentation de référence "peu lisible", on hésite : était-elle peu lisible parce

que rédigée en MAJUSCULES sur FOND NOIR  ou GRIS ? ou alors faut-il comprendre "peu intelligible", c'est-à-dire difficile à comprendre ?

Elle pêchait peut-être par omission (des esprits chagrins diraient que le rédacteur n'était pas très au fait de l'installation de vannes, alors il s'est contenté de documenter un minimum pour ne pas se tromper -ou se fatiguer à faire des recherches- MAIS ce sont là des propos de MAUVAIS ESPRITS...).

 

Supputations : comment en est-on arrivé à cette grave erreur ?

On peut fort bien s'imaginer que le rédacteur n'a pas vu ni manipulé la vanne et qu'il se soit contenté d'une illustration (fiche produit). A partir de là, il a probablement _imaginé_ comment l'installer sur les circuits existants. Ce qui expliquerait une autre grosse bévue relevée dans le rapport d'inspection :

"Pas de connaissance de l'existence de différences de diamètre entre les orifices"...

 

Conclusion : le minimalisme dans la réalité

 La documentation basée sur les principes du minimalisme, ce n'est pas le rédacteur qui s'investit de façon _minimaliste_ dans son job, mais au contraire, celui qui fait des recherches approfondies et précises sur l'environnement de travail de l'utilisateur pour lui fournir une documentation correspondant à ses besoins !

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N.B Évalué à son lancement en 2005, à 3,3 milliards d'euros, l'EPR devrait finalement revenir à 8,5 milliards d'euros. Des malfaçons ont émaillé sa construction. Un exemple : les consoles du bâtiment réacteur - 45 appendices destinés à soutenir un pont roulant - présentaient des défauts de soudure (quotidien Ouest-France du 6 septembre 2013)

A quoi sert le manuel ?... à écraser les moustiques !

Dans un twitt récent, un utilisateur anglophone ouvre de nouvelles perspectives quant à

l'utilité de manuels utilisateurs  ...

Il a donc utilisé un gros manuel pour écraser le moustique qui l'agaçait.

Il s'agit d'un lourd manuel accompagnant une montre... L'auteur avait pourtant d'autres

méthodes pour se débarrasser de l'intrus !


Mais au fait, a-t-il vraiment eu besoin du manuel pour utiliser sa montre ? ... Le mystère reste entier.

 

Scandaleux ?

Pas vraiment. Dans les couloirs de grandes entreprises, on entend souvent d'autres options pour l'utilisation de manuels  :

(1) ça sert très bien à caler une table un peu bancale (version allégée d'un manuel)

(2) ça agrémente une bibliothèque (on a entendu parler de mur de manuels administrateurs destinés à masquer la présence de breuvages plutôt prohibés sur le lieu de travail...)

 Combien de temps ?

Oui, combien de temps est-ce que cette situation va perdurer ?

C'est simple : jusqu'à ce que les responsables du budget s'arrêtent sur le coût de leur documentation. En effet, le moment est venu de se demander : pourquoi produire des manuels volumineux et inutilisables (sauf pour trucider les moustiques) ?

Les rédacteurs techniques -en première ligne- doivent analyser leur production et  s'interroger.

 Comment rédiger autrement ?

Oui, et d'abord, pourquoi changer ?... on a toujours fait comme cela et, de toute façon, nos concurrents font la même chose.

En êtes-vous certain ? Est-ce que vos concurrents ne seraient pas en train, par exemple,

d'analyser leur documentation et de procéder à une "curation" (élagage des branches inutiles) de leur documentation avant de passer à DITA  et, par là même, réduire les coûts de leur documentation ?

Avez-vous remarqué : le développement de logiciels est dorénavant effectué en mode "agile", mais la documentation est rédigée comme au siècle dernier.

"Autrement" cela signifie rédiger pour être utile à l'utilisateur final et ne lui donner que ce dont il a besoin. Par exemple, éliminer toutes les introductions, généralités, à propos de... etc

Minimalisme : quel investissement ?

La méthode de rédaction "minimaliste" n'implique l'achat d'aucune formule miracle, aucune méthode en 20 volumes, aucun logiciel coûteux.

Le minimalisme s'apprend en deux jours de formation sur site et sous forme d'atelier en petits groupes et en français. 

That's all !
C'est fou, non ?

Vous hésitez ? Jetez un oeil sur l'article de Howard Schwartz, de SDL, publié dans le numéro de novembre 2011 des "Best Practices" de CIDM : "The Death of technical publications as we know it" .

Où trouver un atelier "minimalisme et documentation" en France ?

N'hésitez pas à prendre contact pour toute question sur le minimalisme et sur les ateliers.

L' atelier "minimalisme et document procédural" en France : la FAQ

Pour 2015, si vous souhaitez co-organiser un atelier "Documentation minimaliste" en vos locaux, contactez les organisateurs. 

La FAQ du minimalisme

1. Le minimalisme, ça sert à quoi ?
Certainement pas à réduire la taille des mots ni à tronquer les phrases.
L'objectif est de donner à l'utilisateur (du produit et donc de la documentation) uniquement l'information dont il a besoin.  C'est le bla-bla, les considérations inutiles que l'on élimine, pas l'information utile.

Le minimalisme sert aussi à réduire le coût de l'infobésité


2. Le minimalisme ? Pas besoin de ça chez nous !

Une documentation "minimaliste" est utile et efficace, parce que _lue par les utilisateurs_.

...alors que la mauvaise documentation peut coûter 13,8 milliards de dollars par an !

Si vos clients vous retournent les produits, les utilisent très peu et très mal, ils ne vont pas, lors d'un autre achat, revenir vers votre catalogue !


Vos clients ont une bonne opinion de vos produits et de votre documentation. Ils n'en parlent pas comme ça, n'est-ce pas ? 

3. Rédiger pour le client du 21e siècle
Est-ce vraiment nécessaire, en entreprise, de rédiger la documentation  comme à l'époque de la machine à écrire mécanique ?

A votre avis, n'a-t-on pas progressé depuis les années 60 ? 

Avez-vous interrogé vos clients sur l'utilité des manuels et guides que vous fournissez ? 

Avez-vous une idée du temps passé par l'équipe du SAV à répondre aux appels des clients :

("Patron ?!! La hot-line est surchargée !!! C'est toujours les mêmes questions qui reviennent !...")

    Voici ce qu'en pense l'initiateur du site I Fix It :

"Guides and manuals have to be designed to be effective in the world we live today - not the world that we lived in 40 years ago.

It's the only way that documentation will ever get the respect and the attention it deserves".

4. Que produisent vos rédacteurs et à quel prix ?
Votre équipe de rédaction est en place depuis plusieurs années. Les rédacteurs connaissent bien vos produits.

Avez-vous pris le temps de vérifier l'utilisabilité de la documentation produite ?
Par exemple, le manuel utilisateur ne décrit pas en 10 lignes comment imprimer une page A4... 

Quelque chose comme :

IMPRIMER AVEC L'IMPRIMANTE ABC
L'imprimante ABC vous permet d'imprimer des feuilles au format A4.
Le format A4 est le format de lettre commerciale.

Pour imprimer avec l'imprimante ABC
- mettez l'imprimante sous tension
- sélectionnez la fonction "Imprimer" qui se trouve sur le menu
- tapez le nombre de feuilles à imprimer
- appuyez sur OK

Si l'imprimante ne fonctionne pas, éteignez et rallumez.
Sinon, appelez la hotline

...et ensuite vous faites traduire ce chef d'oeuvre de lapalissades en 28 langues ;-(((



5. Le minimalisme ne m'intéresse pas ; moi, je fais du DITA
Le minimalisme est indispensable à la rédaction sous DITA ("DITA authoring")
C'est exactement ce que pense Adobe.


6. Le minimalisme, c'est tout nouveau !
Jetez un oeil sur ce récapitulatif : Le minimalisme ça vient d'où ? 

Ce n'est pas vraiment récent, puisque le premier ouvrage "The Nurnberg Funnel" date de 1990 ! Depuis, les principes n'ont fait que se préciser et s'améliorer.

7. Une formation éligible au DIF ? Y ai-je droit ? Comment faire ?
Le Droit Individuel à la Formation, c'est pour vous. La preuve...  

Ce DIF en 10 points va également compléter votre information.


8. Un atelier ?... ça fonctionne comment ?
Pas question de cours magistral, pas d'apprentissage par coeur, pas d'entonnoir de Nurnberg...mais de l'action, voire de l'interaction. 

Pendant deux jours, le travail s'organise en petits groupes. A partir d'exemples concrets apportés par les participants, on met en application les principes du minimalisme. Résultat : chacun repart avec SA PROPRE DOCUMENTATION "minimalisée"!


9. Le minimalisme, c'est avec quel logiciel ?  Combien coûte-t-il ?
Le minimalisme n'est lié à aucun logiciel ; c'est le contenu et non pas l'outil documentaire qui importe. Quel que soit votre outil usuel (y compris la plume d'oie...) vous pouvez adopter et pratiquer la rédaction minimaliste. 

Lors de l'atelier, votre seul outil, ce sont vos cellules grises !



10. Le minimalisme est réservé à la documentation logicielle
 Idée tristement fausse. 

Dans son webinaire du 12 juin 2013, Dr. JoAnn Hackos a confirmé appliquer les règles du minimalisme à la documentation de matériel médical. 

Les ateliers précédents ont accueilli des participants du secteur forage et exploration pétrolière, gestion d'immeubles, tracteurs et machines agricoles, téléphonie, gestion de réseau internet, matériel médical, etc.

L'atelier se tient exclusivement en français, par un formateur francophone.


11. Faut-il faire l'acquisition de manuels d'apprentissage ?
 Ce n'est pas indispensable. Une bibliographie mise à jour vous sera remise lors de l'atelier.
 
Toutefois, vous repartirez avec votre support de cours -en français- et un recueil d'exercices et exemples en français.


12. Le minimalisme a vraiment été mis en place dites-vous ? Chez qui ?

Tous les grands noms s'y sont mis, sans hésitation !

 Avec la documentation minimaliste, les coûts de conception ne portent que sur le contenu UTILE et EFFICACE pour une utilisation satisfaisante du produit.

 L'utilisateur n'ouvre jamais le manuel... sauf quand il a besoin d'une information précise. La trouve-t-il vraiment et rapidement dans votre documentation ?

 Savez-vous qu'un rédacteur non formé est plus coûteux qu'un véritable rédacteur professionnel ? 

L'amateur rédige pour le plaisir de rédiger (façon romancier) et produit des romans-fleuves inexploitables. Le professionnel rédige pour satisfaire aux attentes de l'utilisateur : il pense ergonomie, économie et utilisabilité !

En formant vos collaborateurs au minimalisme, non seulement vous les fidélisez, mais vous les préparez à la documentation sous DITA et à la rédaction en mode 'agile'

 A quoi peut servir un budget formation, sinon à former les collaborateurs pour les rendre plus compétitifs, à l'image de votre entreprise ?

 Se former en petits groupes, à partir d'exemples concrets, est-ce que ce n'est pas 
la solution optimale ?

Un manuel rédigé selon les règles du minimalisme a 90 % plus de chances d'être lu et utilisé qu'un manuel ("pavé") à l'ancienne !

 A votre avis, est-ce que vos concurrents ou vos sous-traitants ne sont pas en train de se former, eux, au minimalisme ?
 

Les idées fausses sur le minimalisme

Documentation figée ?

Dans un article bien détaillé, Joe Pairman reprend les points avancés par Mark Baker qui, lui, prétend que le minimalisme conduit à une documentation inerte ou figée.

La discussion se déroule sous forme de duel très, très webien qui vaut vraiment plusieurs minutes de notre attention.

Première salve : le rédacteur ajoute-t-il une quelconque valeur à la documentation ?

"When technical communicators ask how to get more respect for the profession, Baker replies with another question: In a world where
information is freely available from many sources, how can you add
most value to your organization?"

Mark Baker avance l'idée selon laquelle le minimalisme n'ajoute  aucune valeur à notre production. Pour lui, la documentation est gelée, fixée éternellement : elle n'est pas mise à jour pour tenir
compte de l'évolution du savoir-faire de l'utilisateur.

De plus, il prétend que le minimalisme ne pose pas la question du "pourquoi" et qu'il n'est question que de tâches...

A l'évidence, Mark Baker n'a pas suivi de cours sur le minimalisme et
n'a certainement pas lu le bouquin de Carroll et Hans van der Meij.

Riposte de J. Pairman : le rédacteur n'est pas un chien d'aveugle

Concernant le reproche de la documentation figée (la documentation
ne s'intéresse pas aux besoins de l'utilisateur ni à ses connaissances précédemment acquises),
J. Pairman rappelle que le minimalisme, dans son premier principe, recommande de se focaliser sur les "véritables objectifs de l'utilisateur".

Selon le minimalisme, il n'est plus question de _description_ du produit (l'utilisateur l'a devant les yeux, le produit ; il voit bien son interface).

Seul le rédacteur inexpérimenté commence par décrire les menus, les boutons, et autres futilités.

Au lieu de se mettre à la place de l'utilisateur et s'imprégner de ses besoins, il se comporte en chien d'aveugle :

"Tu vois, là, c'est le bouton OK. Dessus, c'est écrit "OK" et ca veut dire
que tu es d'accord et que tu peux valider".

Le rédacteur dûment formé aux règles du minimalisme se concentre sur les besoins et les tâches que doit accomplir l'utilisateur. Programmer le lave-vaisselle ? Préparer une opération à coeur ouvert ? Moissonner son champ ?... et bien on ne va pas lui décrire les 26 boutons du menu du lave-vaisselle, mais seulement lui donner les 2 ou 3 étapes pour programmer l'appareil. C'est tout... parce que c'est tout ce que veut savoir l'utilisateur.

C'est bien la preuve que le minimalisme tient compte des besoins de l'utilisateur et de son savoir-faire.

Le rédacteur ne va pas indiquer, sur un ton péremptoire, "il faut aiguiser la lame de la moissonneuse" (l'agriculteur le sait depuis sa première faucille), mais rédigera une section sur la procédure recommandée pour enlever les lames (avant de les aiguiser).

Quel est le moment propice à une formation au minimalisme ?

 Est-ce vraiment le moment d'envisager une formation ?

Considérez les trois options suivantes :

• en entreprise, on vous annonce des nouveaux projets à documenter
• vous envisagez de changer d'environnement de travail et vous vous positionnez sur le marché
• vous êtes impliqué dans le tourbillon d'une migration vers DITA

L'annonce de nouveaux projets

•  Pour optimiser la documentation, vous suivez une formation au  minimalisme  ...et réduisez le volume et les coûts des manuels

• Résultat : nouveaux manuels, nouvelles méthodes et process, donc documentation optimisée et plus utilisable !

La recherche d'un nouveau poste 

•   Pour vous démarquer par rapport à la concurrence, vous investissez dans une formation qui 

• parle non seulement aux responsables projet (augmenter l'utilisabilité de la documentation, la rendre plus utilisable, parce que moins lourde, par les utilisateurs) 
• mais aussi aux responsables financiers (réduire les coûts de production et de maintenance de la documentation ne saurait laisser un directeur financier insensible).

La migration vers DITA

DITA vous inquiète ? Le changement annoncé vous laisse dans le doute ? Vous voudriez échapper à DITA ?

En tant que rédacteur, il n'est pas nécessaire d'apprendre, pendant de longues soirées, tous les marqueurs DITA par coeur. Les développeurs DITA sont là pour cela. 

Pour vous préparer à DITA,une seule option : le minimalisme !

DITA oblige le rédacteur à structurer son information en 3 types de rubriques ("les topics") : concept, task ou reference. Les descriptions kilométriques des écrans ou les envolées lyriques sur les "fonctionnalités" ne rentrent pas dans le modèle DITA.

Le premier principe du minimaliste "Choose an action-oriented approach" est ce que l'on aborde dès les premières heures de formation. En se focalisant sur l'action de l'utilisateur, on compose des rubriques de catégorie "tâches". 

Et c'est par là que commencent tous les professionnels de la documentation structurée en DITA (voir DITA Best practices de Michelle Carey et Laura Bellamy, pages 15-17, IBM Press).


Dans tous les cas, sachez qu'en tant que salarié, vous êtes, de fait, éligible aux bénéfices d'un DIF (Droit individuel de Formation).

Minimalisme, formation & DIF (Droit Individuel à la Formation)

Qu'entend-on par DIF ?

Le DIF est le Droit Individuel à la Formation : tout salarié est éligible au DIF.

Les textes régissant le DIF ont été publiés au Journal officiel le mercredi 5 mai 2004 au titre de la loi sur "la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social"


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Quels salariés sont concernés par le DIF dans l’entreprise ?

Le DIF concerne les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI),  et disposant d'une ancienneté d'au moins un an dans l'entreprise.

Le salarié peut accumuler, annuellement, 20 h de formation minimum, durant 6 ans.

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 Quelles sont les formations admissibles au DIF ?

Ces formations sont fixées par la loi, l’accord de branche ou interprofessionnel. 

Elles sont limitées à :

• des actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée,
• des actions d’acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances,
• des actions d’acquisition d’un diplôme.

La formation au minimalisme entre dans le cadre des "actions d'acquisition, entretien ou perfectionnement des connaissances".

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 A qui incombe le financement de la formation DIF ?

 ... ou l'épineuse question  du financement...

 Les frais de formation correspondant aux droits ouverts au titre du DIF sont à la charge de l’employeur.

 Ils sont imputables sur la participation à la formation professionnelle continue (Art. L 6323-16 Code du Travail).

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Que faire s'il n'y a plus de budget ?

Il y a OBLIGATOIREMENT un budget disponible !

En effet, la formation des salariés est réglée au titre de la formation continue. Toute entreprise avec au moins un salarié doit verser entre 0,55  à 1,60 % % de la masse salariale au titre de la Formation continue. Il s'agit d'une contribution au "pot commun" de la formation .

L'entreprise a la possibilité de "récupérer" une partie de sa contribution en offrant une formation à ses salariés.

L'entreprise s'acquitte des frais de formation  -y compris les frais de déplacement et d'hébergement- et ensuite en demande la prise en charge par l'établissement collecteur
de la taxe "formation continue".

 Il s'agit donc, pour l'entreprise, d'une opération 'blanche' (ou presque) et totalement bénéfique :  

• elle a aidé ses salariés à se former  (et par là même renforce leurs compétences et les fidélise)

• elle ne débourse pour cette formation aucun denier supplémentaire (ou presque) !

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Qui prend l'initiative du DIF?

Le DIF est mis en place à l'initiative du salarié, en accord avec son employeur. 

Le salarié doit formuler, par écrit, la demande de formation.

 Il doit :
- mettre le manager dans le circuit d'acceptation
- s'assurer que le service formation est informé.

L'employeur a un mois pour notifier sa réponse. Dans tous les cas, l'absence de réponse vaut acceptation de la demande.