Booster l'efficacité de votre documentation !

Vous souhaitez actualiser, autour d'un café-palmiers, votre savoir-faire pour optimiser votre documentation produits en passant au minimalisme !

 Faites-le savoir !

Topic : au centre des discussions, le volume de la documentation, son coût, son utilité et le feedback de vos utilisateurs.

Avant-goût : la documentation minimaliste et structurée ne s'applique pas à votre domaine ? ... Jetez un oeil sur ces exemples :

- Transformation d'une documentation-fleuve en une documentation structurée 
- Passage d'une documentation romancée à une documentation minimaliste (enfin  !)


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Pour en parler, faites-nous signe !
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Vous n'avez pas besoin de passer votre documentation à la grille du minimalisme ? C'est ce que pensaient les rédacteurs du site nucléaire Three-Mile-Island.

Selon l'émission Planète Terre, dans la salle de contrôle du site nucléaire, au moment de la catastrophe et alors que tous les voyants étaient au rouge, les ingénieurs devaient lire un manuel de 150 pages ! ... malaise, vous avez dit malaise ?
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Le prochain atelier "Minimalisme : créer l'information dont on a vraiment besoin" aura lieu les 15-16 décembre 2014 à Vélizy (Paris) et se tiendra en français. Les inscriptions sont ouvertes !

A quoi sert le manuel ?... à écraser les moustiques !

Dans un twitt récent, un utilisateur anglophone ouvre de nouvelles perspectives quant à

l'utilité de manuels utilisateurs  ...

Il a donc utilisé un gros manuel pour écraser le moustique qui l'agaçait.

Il s'agit d'un lourd manuel accompagnant une montre... L'auteur avait pourtant d'autres

méthodes pour se débarrasser de l'intrus !


Mais au fait, a-t-il vraiment eu besoin du manuel pour utiliser sa montre ? ... Le mystère reste entier.

 

Scandaleux ?

Pas vraiment. Dans les couloirs de grandes entreprises, on entend souvent d'autres options pour l'utilisation de manuels  :

(1) ça sert très bien à caler une table un peu bancale (version allégée d'un manuel)

(2) ça agrémente une bibliothèque (on a entendu parler de mur de manuels administrateurs destinés à masquer la présence de breuvages plutôt prohibés sur le lieu de travail...)

 Combien de temps ?

Oui, combien de temps est-ce que cette situation va perdurer ?

C'est simple : jusqu'à ce que les responsables du budget s'arrêtent sur le coût de leur documentation. En effet, le moment est venu de se demander : pourquoi produire des manuels volumineux et inutilisables (sauf pour trucider les moustiques) ?

Les rédacteurs techniques -en première ligne- doivent analyser leur production et  s'interroger.

 Comment rédiger autrement ?

Oui, et d'abord, pourquoi changer ?... on a toujours fait comme cela et, de toute façon, nos concurrents font la même chose.

En êtes-vous certain ? Est-ce que vos concurrents ne seraient pas en train, par exemple,

d'analyser leur documentation et de procéder à une "curation" (élagage des branches inutiles) de leur documentation avant de passer à DITA  et, par là même, réduire les coûts de leur documentation ?

Avez-vous remarqué : le développement de logiciels est dorénavant effectué en mode "agile", mais la documentation est rédigée comme au siècle dernier.

"Autrement" cela signifie rédiger pour être utile à l'utilisateur final et ne lui donner que ce dont il a besoin. Par exemple, éliminer toutes les introductions, généralités, à propos de... etc

Minimalisme : quel investissement ?

La méthode de rédaction "minimaliste" n'implique l'achat d'aucune formule miracle, aucune méthode en 20 volumes, aucun logiciel coûteux.

Le minimalisme s'apprend en deux jours de formation sur site et sous forme d'atelier en petits groupes et en français. 

That's all !
C'est fou, non ?

Vous hésitez ? Jetez un oeil sur l'article de Howard Schwartz, de SDL, publié dans le numéro de novembre 2011 des "Best Practices" de CIDM : "The Death of technical publications as we know it" .

Où trouver un atelier "minimalisme et documentation" en France ?

N'hésitez pas à prendre contact pour toute question sur le minimalisme et sur les ateliers.

Quel est le moment propice à une formation au minimalisme ?

 Est-ce vraiment le moment d'envisager une formation ?

Considérez les trois options suivantes :

• en entreprise, on vous annonce des nouveaux projets à documenter
• vous envisagez de changer d'environnement de travail et vous vous positionnez sur le marché
• vous êtes impliqué dans le tourbillon d'une migration vers DITA

L'annonce de nouveaux projets

•  Pour optimiser la documentation, vous suivez une formation au  minimalisme  ...et réduisez le volume et les coûts des manuels

• Résultat : nouveaux manuels, nouvelles méthodes et process, donc documentation optimisée et plus utilisable !

La recherche d'un nouveau poste 

•   Pour vous démarquer par rapport à la concurrence, vous investissez dans une formation qui 

• parle non seulement aux responsables projet (augmenter l'utilisabilité de la documentation, la rendre plus utilisable, parce que moins lourde, par les utilisateurs) 
• mais aussi aux responsables financiers (réduire les coûts de production et de maintenance de la documentation ne saurait laisser un directeur financier insensible).

La migration vers DITA

DITA vous inquiète ? Le changement annoncé vous laisse dans le doute ? Vous voudriez échapper à DITA ?

En tant que rédacteur, il n'est pas nécessaire d'apprendre, pendant de longues soirées, tous les marqueurs DITA par coeur. Les développeurs DITA sont là pour cela. 

Pour vous préparer à DITA,une seule option : le minimalisme !

DITA oblige le rédacteur à structurer son information en 3 types de rubriques ("les topics") : concept, task ou reference. Les descriptions kilométriques des écrans ou les envolées lyriques sur les "fonctionnalités" ne rentrent pas dans le modèle DITA.

Le premier principe du minimaliste "Choose an action-oriented approach" est ce que l'on aborde dès les premières heures de formation. En se focalisant sur l'action de l'utilisateur, on compose des rubriques de catégorie "tâches". 

Et c'est par là que commencent tous les professionnels de la documentation structurée en DITA (voir DITA Best practices de Michelle Carey et Laura Bellamy, pages 15-17, IBM Press).


Dans tous les cas, sachez qu'en tant que salarié, vous êtes, de fait, éligible aux bénéfices d'un DIF (Droit individuel de Formation).