Le boss qui dit NON (formation continue)

Parfois les managers, chefs de projets, directeurs, "Head of..." manquent d'arguments pour refuser, aux membres de leur équipe,  une formation/une participation à un congrès professionnel, à un salon.

On peut les aider. Voici cinq arguments...

__________________________________ 1. Manque de temps 

"On n'a pas le temps, on doit livrer 2 manuels à la fin du mois"

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2. Manque de budget
"La situation économique est telle que nous avons d'autres priorités"

[par exemple, produire de la documentation que personne ne lit]

•  Avez-vous seulement jeté un oeil sur le budget "formation" de votre entreprise ?
•   Savez-vous que votre entreprise COTISE déjà auprès des organismes de collecte (OPCA) ?  Les fonds sont DEJA verses. Qui va maintenant les utiliser ?

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3. Manque de programme de formation
"On n'a pas de programme, donc on ne fait rien"

 

• ... mais vous avez une obligation de formation vis-à-vis de vos salariés (loi de Mars 2014). Vous devez leur offrir une possibilité de formation tous les deux ans, sinon vous êtes passible d'une amende

___________________________________ 4. Manque d'agrément comptable
"Pour financer un déplacement du salarié à un congrès, je vais essuyer un refus de la compta. Pas question de m'engager sur ce terrain-là"

• Savez-vous seulement qu'il existe, dans le plan comptable, un compte 625 - Déplacements, missions ? Il n'est pas nécessaire de réserver ce compte aux dépenses somptuaires des cadres supérieurs se rendant à leur congrès aux Maldives.

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5. Le pouvoir de dire NON

C'est ce qui fait un vrai boss : utiliser son pouvoir de dire NON ! Ca le distingue de la valetaille (qui, elle, doit toujours acquiescer).

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Calendrier
Les prochaines réunions, conférences, congrès professionnels sont d'excellentes occasions de maintenir à flot ses compétences en documentation technique  :

• Atelier "Documentation minimaliste" Outre-Atlantique
• Master Class "Minimalist authoring" à Paris le 7 septembre

 ... Et si vous invitiez votre boss à vous accompagner à l'un de ces ateliers ?

Minimalisme : A la recherche de l'info perdue...

Le 4e principe du minimalisme nous recommande  "Support reading to do, study and locate". On s'arrêtera sur la phase "localiser/trouver" (l'information pertinente).
 

Trouver rapidement l'info exacte 

Prenez Alcibiade, principal rédacteur chez SnowDamm, fabricant de canons à neige, qui a terminé "son" manuel opérateur. 350 pages, mise en page très carrée, formatage de première classe et délais maintenus à 100%.

Grande satisfaction... et, subitement, la Tuile !
 
Accident corporel autour d'un des canons à neige : l'opérateur a la main coupée. S'ensuit la réclamation du client : c'est de la faute du matériel (et du manuel).

Chez SnowDamm, c'est l'alerte au niveau du management : a-t-on bien mentionné, dans la documentation, comment graisser les disques XYZ-23 ?

Sueurs froides chez le rédacteur : "euhhh, oui,... Anastase, l'ingénieur, m'en avait parlé, donc je l'ai mis dans la doc !"

"Oh, Alcibiade ! apportez-moi la preuve. La documentation, sur mon bureau ! Tout de suite ! On court au procès ici ! Dépêchez-vous !" s'énerve le boss.

OUF ! Le rédacteur avait bien mentionné la manip' pour graisser correctement les disques. Alcibiade est un homme tranquille !

Après examen, manque de chance : la procédure n'en était pas une et, surtout, elle était difficilement décelable par l'opérateur.

En effet, bien cachée dans une note de bas de page, en fin de section "Catégorie d'huile de graissage pour le canon SnowDamm", on déniche l'information :

"NOTE : Une optimisation de la phase de graissage pour le disque XYZ-23 est obtenue en débranchant la machine après avoir enclenché le mode "REVERSE"

Rien sur "Assurer la maintenance des disques"  ou "Effectuer le graissage des disques".

Quels sont les risques à ce stade ?

Importants...! En effet, au moment du procès, l'entreprise devra répondre aux questions "qu'avez-vous fait pour éviter l'accident ?" ou "Donnez-nous la procédure précisant les conditions d'un graissage sécurisé ?"

Et là, la note mal torchée et bien cachée ne suffit pas !

La juriste et la doc

En effet, Laura, jeune juriste très efficace, attire notre attention sur cet arrêt de la Cour d'Appel de Versailles, du 20 mai 2005, faisant intervenir l'UFC-Que Choisir et la Sté Totalgaz. La Cour a jugé abusive la clause par laquelle l'utilisateur reconnaissait avoir reçu communication des notices de sécurité, non seulement en raison de son impression en caractères peu lisibles, mais aussi de son emplacement, au milieu des conditions générales. 


Et là, la jurisprudence tranche : l'info est bien là, mais difficilement accessible, donc inefficace et inutile, c'est-à-dire inexistante.

Fictive cette histoire ? ... 

Que nenni ! Regardez  cet extrait du rapport de l'accident ferroviaire de Brétigny. Le Bureau Enquete Accidents, BEA, a demandé à la SNCF de clarifier -dans la documentation- les règles de maintenance des éléments boulonnés, parce que :

"Pour trouver la norme de serrage qu'applique la SNCF à un boulon, il nous a fallu éplucher des dizaines et des dizaines de pages" 

Ainsi donc, il y aurait un lien entre un accident grave et des difficultés à trouver l'information dans la documentation. Délicat, n'est-il pas ?

Recherche infructueuse, cible manquée

In fine, rappelons-nous les propos de notre éminent confrère Michael Priesley (un des grands noms dans l'implémentation DITA) : "On-site search engines fail 70% of the time".

De même, dans un article de la revue "Best Practices" de juin 2014, Dr. JoAnn Hackos

indique "43 percent... said that they have so many overlapping versions of their content that customers cannot find the information they are looking for"

Ce qui signifie que, dans 43 % des cas, les rédacteurs ont manqué leur cible. Pour les utilisateurs, l'information fournie n'existe pas ...

On essaie d'y remédier ?

Comment (bien) démarrer un projet de documentation ?

Que vous optiez pour une documentation minimaliste ou plus simplement structurée, il vous faut DE-MA-RRER !

S'asseoir devant une page blanche ou copier/coller le vieux manuel de 2001, n'est PAS la bonne solution !




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De la méthode & de la norme (ISO 26 514)!
 
Pour envisager des processus plus efficaces et économiques, contactez-nous ! Nous pourrons organiser une présentation dans vos locaux ou dans un lieu à convenir ensemble.

 


On y parlera 

• définition des besoins, 
• utilisabilité, 
• profil utilisateur, 
• récapitulatif des tâches, 
• modélisation de procédure, 
• feuille de route du rédacteur, 
• etc.

 



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Bien démarrer en 2015 ?

Un Guide rédactionnel ne vous dit rien ? Une procédure orientée tâches ne vous intéresse pas ?... Une Short Description vous laisse indifférent ?

N'hésitez pas à nous en parler : un message électronique  suffit ;-)

 

Comment bien démarrer 2015 ? 
C'est démarrer avec les bonnes méthodes !

Utiliser mon DIF pour un atelier "Documentation minimaliste" ?

 ... Non, mais et puis quoi encore ?

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Quel contenu ?

• D'abord, que contient un atelier "minimalisme et documentation"  et où trouver un exemple de ré-écriture en version "minimaliste"

• Au cours de l'atelier, vous vous familiarisez avec les 4 principes du minimalisme, puis vous les mettez en application à partir de VOTRE documentation. Vous pouvez repartir avec vos propres documents retravaillés !

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 Quels destinataires ?

• Mais un atelier, est-ce vraiment pour nous ? 

• L'atelier est destiné à tout rédacteur/manager vraiment désireux de fournir (enfin !) l'information utile (... et peut-être cesser d'être la risée des utilisateurs qui n'aiment pas qu'on les prenne pour des handicapés du bulbe !)

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Quelle difficulté ?

• Le minimalisme est difficile à comprendre et mettre en application.

Par exemple, que couvre le principe numéro 2 ("Anchor the tool in the task domain") ?

• Le minimalisme a été développé par des professionnels de l'analyse du comportement des utilisateurs. En atelier, nous clarifions et mettons en application le résultat de cette analyse.

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 Quelle finalité ?

• Le minimalisme contre l'infobésité : qu'y a-t-il de vrai là-dedans ?

•  Que penser de ces collègues spécialisés dans la documentation disponible "Any time, Anywhere, On any device" ? Pas question, dans ce cas, de fournir 28 pages d'avertissements à lire sur des Goggle Glass !

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 Que rejeter ?

• Il est question de décimer les "Introductions" et "Vues d'ensemble"... 

Eliminer ? Ciel ! Est-ce vraiment nécessaire ?

• L'utilisateur n'a pas besoin de trouver, dans un manuel, ce qu'il sait déjà : que sa tondeuse sert à couper le gazon et qu'une lame bien acérée peut couper un doigt de pied !

• Un Ch'ti est-il vraiment capable de démontrer la pertinence du minimalisme ? 

•  OUI ! Dany Boon l'a fait !... et ce n'est pas à la gloire du rédacteur ;-)

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 Où s'informer ?

•  Le minimalisme a sa FAQ et je voudrais bien la voir, sa foire (aux questions) !

• Si une information vous manque, n'hésitez pas à contacter [flacke [at] orange.fr]

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 Quels coûts ?

• Le coût de l'infobésité et le coût de VOTRE documentation : 

95 heures de travail perdues par employé et par an...

• Avez-vous pris le temps d'estimer le coût de votre documentation ? Vous pouvez démarrer avec ces critères.

•  En parlant de coûts, comment assurer une prise en charge des coûts de formation par le DIF?

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 Quels commentaires ?

• Oui, mais, qu'en pensent les participants ?

Minimalisme: principe n° 2 "L'outil intégré dans la tâche"

Oui, mais, ... qu'est-ce que cela veut dire au moment de la conception de la documentation ?

Anchor the tool in the task domain

Disons : "l'outil doit être considéré par rapport à la tâche"

Dr. Hans van der Meij nous l'explique : 

• For most users, an application is a tool they want to use to achieve objectives in their own task domain. 
• The tool is merely a means; it is almost never an end in itself. 
• The designer should therefore select or design instructional activities that are real tasks.

Les vraies tâches : comment les approcher ?

Il s'agit, entre autre, de prendre en compte l'utilisateur (et non pas l'outil) avec :

• son environnement de travail / ses conditions de travail 
• son savoir-faire / sa formation initiale et continue 

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Sergio, le monteur

Par exemple, Sergio,expert monteur de lignes électriques, aimerait beaucoup que la documentation fournie pour les nouveaux boîtiers de raccordement soit adaptée à
son savoir-faire existant, mais aussi à ses conditions de travail.

Pour cela,  le rédacteur prend soin de fournir un plan détaillé des circuits des boîtiers, convaincu que cette illustration sera utile au monteur.
Pour que ce soit clair, il le fait imprimer au format A3, le tout bien plié dans le manuel papier au format A4. Beau travail.

Au moment de grimper au poteau, Sergio, de son côté,vérifie son équipement : vêtements de protection, chaussures de sécurité, casque, gants de protection, harnais, outillage et

"grimpettes".

Question : où va-t-il maintenant glisser le manuel d'installation? 
Ingénieux, Sergio, vient de trouver une place dans une poche externe du pantalon.

Et c'est parti pour l'ascension avec grimpettes !

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Le rédacteur a pensé à tout... sauf à l'essentiel

 Environnement de travail

En équilibre sur son poteau, Sergio veut vérifier un détail du montage du boîtier. 

• Comment atteindre l'information pertinente si son environnement de travail joue les trouble-fêtes ? 

• Comment déplier le schéma de montage au format A3 par grand vent, sous la pluie, ... ou parce qu'il doit impérativement porter des gants ?

Retour à la case départ : le manuel est inutilisable dans les véritables conditions de travail.

Savoir-faire : formation initiale, formation continue

Mais, fichtre, pourquoi est-ce que l'installateur ne lit pas le manuel si bien ciselé pour lui ?

Et bien tout simplement parce qu'il se base sur son savoir-faire. Ce n'est pas dans VOTRE manuel qu'il apprend le métier. C'est au moment de sa formation initiale.

Ensuite, il conforte son savoir par transmission par les "anciens". Dans le cas de Sergio, ils sont toujours deux monteurs pour une installation. La transmission de savoir se fait donc sans intermédiaire et in situ.

Donc, il n'est pas nécessaire de lui expliquer les dangers de l'électricité à haute tension ! Il le sait mieux que le rédacteur et depuis son premier cours !

En formation continue, nombreuses entreprises chargés de travaux dangereux organisent des réunions régulières  avec tous les opérateurs pour analyser une ou deux procédures  du manuel.
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Alors que faire ? 
Le rédacteur doit-il tout simplement abandonner le traditionnel "Guide d'installation" 
inutilisable en situation réelle ?

Non, il optera plutôt pour un manuel basé sur le minimalisme en :

• prévoyant des fiches cartonnées pour les infos indispensables
• envisageant la migration des fiches sur support mobile  
• proposant des supports de formation continue (gamification, bandes dessinées, videos, etc.

... et en évitant de démarrer une section du manuel par "1ère étape - coupez le courant". Sergio le sait depuis longtemps !
- 

Minimalism authoring: some resources

“The essence of the minimalist approach is to obstruct as little as possible the learner’s selfinitiated efforts to find meaning in the activities of learning.” (John M. Carroll)

Basics by John M. Carroll and Hans van der Meij

•  Minimalism Beyond the Nurnberg Funnel

• First Minimalist Manual 

• Minimalism principles  

Applications

• An application of the Principles of Minimalism to the Design of Human-Computer Interfaces

•  Minimalism updated 2012 

•  Minimalism and DITA enable significant cost savings for Avaya Telephone manuals

• What make minimalism so popular today?

•  Scenarios and Minimalism, by Bill Gearhart

• Minimalism: a cereal killer

•  List of references

Academic research

•  The minimalist Approach to Online Instructional Videos, by EH Pflugfelder, published in Volume 60, Number 2, May 2013 l Technical Communication

•  John Carroll's The Nurnberg Funnel and Minimalist Documentation,  by David Farkas in IEEE Transactions on Professionnal Communication, vol.33, No 4, December 1990

•  Ten misconceptions about minimalism, by Dr. Hans van der Meij 

• Applying Minimalist Principles, Strategies, and Techniques, by Susan M.J. Lester

• Goal-orientation, goal setting and goal-driven behavior in (minimalist) user instructions,  by  Dr. Hans van der Meij, IEEE Transactions on Professional Communications, 50 (4) 295-205

Complementary reading

•  Content Curation: Building bridges between web writing and DITA Authoring

• User scenarios - A Center Point for User Learning
• Structured authoring 
• Why Don't People read the manual?
• Why users don't  read that f... manual? (video)

Se former aux techniques du minimalisme 

Le prochain atelier "documentation minimaliste" aura lieu les 29 et 30 septembre 2014 à Liège. Qu'on se le dise ;-)

Grammaire, conjugaison, phraséologie... Quel ennui !

Dans un raccourci fulgurant, certains rédacteurs pensent qu'en implémentant les règles du minimalisme, ils peuvent passer rapidement sur ces scories que sont les règles de
grammaire, de conjugaison et autre horreurs comme l'orthographe.

Puisque le minimalisme cherche à éliminer le superflu, éliminons les rigidités grammaticales !

 La conjugaison ? quelle abomination !

Et pourtant, parmi les principes de base de la rédaction "minimaliste", on trouve :  "Rédiger au présent" (jamais au futur). 
En effet, l'utilisateur veut savoir ce qui va se passer s'il appuie sur ce bouton vert MAINTENANT, pas dans 30 minutes.

• Appuyez sur CRTL+ALT+XXX                                                                      L'enregistrement démarre. 

        (et non pas "L'enregistrement va démarrer" ou "L'enregistrement démarrera")

Dans une présentation disponible en ligne, notre collègue Sharon B.  recommande, dans sa diapo n° 25, de rédiger à la voix active et au temps présent.

Dans sa colonne de droite, elle indique donc "Present tense" et donne des exemples dont :

 "Your email is automatically sent the next time a network is found"

... oui, un abysse s'ouvre devant nous  !

Si cette phrase est au présent (et accessoirement à la voix active), je veux bien être condamnée à nettoyer la place de la Concorde à la brosse à dents !

Dans les temps antédiluviens, on faisait la différence entre le présent et le passé composé : "Votre e-mail est envoyé automatiquement dès que le système trouve un réseau" (passé composé)
-et-
"Le logiciel envoie votre e-mail" c'est du présent (et de la voie active).

Pour les hésitations en conjugaison, voici de quoi vous rattraper aux branches...

Voix passive ...quelle dérive !

Tous nos grands maîtres en documentation technique s'accordent pour nous recommander : "N'écrivez jamais à la voix passive". Tout simplement parce qu'on ne sait jamais, dans ce cas, QUI fait l'action.

Comme par exemple :
"Le logiciel est démarré en appuyant sur le bouton"   -ou- "L'alarme est neutralisée après le déclenchement du levier vert".

D'accord, mais qui appuie sur le bouton ? le perroquet ? la musaraigne qui passait par là ? ou alors est-ce que le logiciel est programmé pour déclencher un appui sur le bouton ?

De mauvaises langues rapportent que, lorsque certains rédacteurs tournent leurs phrases au passif, c'est parce qu'ils n'ont pas compris le fonctionnement du système (et ne veulent pas trop se fatiguer à chercher)... des mauvaises langues, je vous le dis !   

En minimalisme, une seule voix : la VOIX ACTIVE !

                  Dès que vous appuyez sur le bouton XXX, le logiciel démarre
Malheureusement, notre collègue californienne n'a pas été touchée par la grâce de la voix active (vu qu'elle ne fait pas la différence entre les deux voix...)

Allons, l'essentiel est que la collègue Sharon B. puisse continuer à organiser ses séminaires, ses brassages d'air et son "manque-pas-d'air" (voir ses commentaires, sous sa présentation Slideshare, lorsqu'on lui fait remarquer ses dérapages...)

Cours particulier pour la chère Sharon :

(a) les phrases au futur :
- The Widget will print the report
- The Widget will save the file
- The email will be sent if a network is found (futur composé)

 (b) les phrases au présent (et à la voix active) :
- These steps may prevent the brake pedal from functionning
- Your report prints
- During these steps, the brake pedal does not work
(c) Phrases au passé composé (et au passif)
- Your email is automatically sent the next time a network is found
- The file is saved
                                                                                                                      

Conclusion, le minimalisme ne consiste pas à minimaliser l'application des règles de

grammaire et de conjugaison, mais à bien veiller que tout ce qui est écrit est grammaticalement correct.


Il faut que l'utilisateur comprenne facilement ce qui est indiqué, mais aussi que le traducteur n'ait pas à DEVINER ce que l'on a voulu dire...

Minimalisme, qualité et lisibilité (...foutaises ?)

En parlant minimalisme, on entend souvent : c'est réduire la longueur des mots !

Et bien non, ce n'est absolument pas cela. Tous les mots, à partir du moment où ils sont compris et utilisés par l'utilisateur final sont utilisables dans une documentation technique.

En matière de longueur des mots, quelques esprits qui s'autorisent à penser pour les autres, nous recommandent l'emploi de tests de lisibilité pour mesurer la qualité de la documentation technique. Vous savez, les tests de Flesch-Kincaid, Fog, etc.

On dispose même d'outils disponibles en ligne qui "calculent" le taux de lisibilité d'un document. Amusant, non ? Pour la langue française, choisissez (sous "Method") l'option  Kandel & Moles.
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Malheureusement, ces petits joujoux ne résistent pas à un examen un peu approfondi

  En effet, les tests sont basés sur 2 critères : 

• la longueur des phrases 
• la longueur des mots. 

Plus le mot est long, plus il est considéré comme "difficile" à comprendre. Comme l'indique

le Prof. Franck Ganier :
"... plus les phrases sont longues et le vocabulaire complexe, moins le texte est "lisible"  .

Soit, mais en y regardant de plus près, selon  F. Ganier (*) :

"si l'on considère que ces formules ont été créées à l'origine pour déterminer le niveau de lecture correspondant  à des textes écrits pour des manuels scolaires, on peut s'interroger sur la pertinence et la validité de leur usage pour l'évaluation de documents techniques". 

Erreur d'aiguillage, donc. C'est applicable aux manuels scolaires et pas transposable en rédaction technique.

De plus, ces tests n'ont été conçus que pour la langue anglaise, qui a une bien autre structure que le français ! Le test de Kandel et Moles n'est qu'une (piètre) adaptation.

Par ailleurs, Ginny Redish, dans un article datant des années '80 (**)   descend en flammes la pertinence de ces tests :

"A formula that counts only sentence length and word length or familiarity of the words is not sensitive to the order of the words or the complexity of the grammar. Sentences with misplaced clauses, dangling participles, or misused words will score as well on a readability formula as sentences of equal length that have none of these problems".

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Gadgets ?

Nous voilà en présence de gadgets puisque ces "tests" ne tiennent compte que de la longueur des mots, mais pas de leur position dans la phrase...

In fine, prenons un exemple : le terme "excipients" doit être considéré comme simple à comprendre puisqu'il ne dépasse pas les 3 syllabes en français.  Par contre, le terme

"électrocardiogramme", qui en compte 6, sera estampillé _difficile_. Or, dans la réalité, demandez à un quidam ce qu'il entend par "excipients" et par "électrocardiogramme"...Ce n'est certainement pas le plus long qui pose problème !

Alors, en conclusion, on ne va pas inclure, dans notre projet d'évaluation de la qualité de la documentation minimaliste, de tests de lisibilité... sauf pour s'amuser.

Et l'on ne va pas passer notre temps à raccourcir les mots pour faire plaisir  à Messieurs Flesch et Kincaid !



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(*) "Evaluer l'efficacité des documents techniques procéduraux: un panorama des méthodes", PUF, Le Travail humain, 2002/1, Vol.65
(**) "Understanding the limitations of readability formulas", in IEEE Transactions on professional communication, 1981,vol. 2

Voir aussi: "Comprendre la documentation technique", Franck Ganier, Editions PUF

Aéronautique & documentation minimaliste : go or no go ?

Dans le nucléaire, on peut appliquer sans hésitation les règles de la documentation minimaliste.

Soit, mais pas dans l'aéronautique, sacrebleu !

Pas besoin de minimalisme ? C'est à voir...

Ainsi, en 2005, AIR FRANCE, dans sa démarche pour "simplifier les procédures des équipages" a fait une refonte du "manuel d'exploitation" ... qui a été "complété, 3 semaines plus tard par deux cent cinquante-cinq (255) pages de mise à jour et de corrections"... 

Mais ce n'était pas du goût du porte-parole du Syndicat national des pilotes de ligne : 

"Quand vous avez une documentation pléthorique, des dizaines de pages superflues, les pilotes ne peuvent pas se reconnaître dans ce qui doit être le socle d'une culture commune"(*)

C'est là le coeur de la démarche minimaliste : ne donnez à l'utilisateur que l'information dont il a besoin. Pourquoi lui fournir une documentation volumineuse si elle n'est pas exploitable ? 
  

Du volume, sinon rien !

Ce même phénomène est relevé dans le rapport d'accident du vol TAM à l'atterrissage sur l'aéroport de Sao Paolo : 

"The A-320 manuals have lots of pages and are hard to consult,mainly during the flight"

Effectivement, ce n'est pas le volume de la documentation qui la rend utile, mais son accessibilité. Est-il facile d'obtenir l'information sur les "reversers" lorsqu'ils ne fonctionnent plus ? Combien de pages et de chapitres
feuilleter avant d'avoir exactement la procédure de secours ?

 
Très, très significatif également, le rapport d'accident du vol 1549 qui, après

décollage de La Guardia, a dû amerrir dans la baie de l'Hudson.   

L'excellent capitaine Sullenberger a suivi les procédures et, en duo avec le co-pilote, a pointé la "check-list".

Toutefois, heureusement qu'il ne soit pas allé jusqu'au bout des listes de pointage, parce qu'il aurait terminé sa course au fond de l'Hudson :

"However, according to post-accident interviews and CVR data, the flight crew did not complete this Checklist, which had 3 parts and was 3 pages long; although they were able to complete most of part 1, lack of time precluded starting Parts 2 and 3."

C'est là un des points-clés d'une formation au minimalisme : est-ce que la documentation est utile à l'utilisateur dans son environnement de travail   ?

C'est ce que Dr. Hans van der Meij appelle "Anchor the tool in the task domain". 

Terminologie ? un gadget négligeable !

 La terminologie... quantité négligeable aux yeux de certains.

En s'arrêtant sur la liste des rapports d'accidents et incidents publiée sur le

site de SkyBrary (initiative EUROCONTROL), on découvre, dans le rapport d'accident sur l'aéroport de Hambourg, un sérieux manquement en terminologie :

 "The terminology maximum crosswind demonstrated for landing was not defined in the Operating Manual and in the Flight Crew Operating Manual, and the description given was misleading“

Il semblerait que l'équipe de documentation ait oublié, ici, que la terminologie doit être CONSTANTE et COHERENTE !

Procédures ?... vous avez dit procédures ?

Non seulement les pilotes, mais les ATC (contrôleurs aériens) sont confrontés à une documentation défaillante. 

Ainsi, suite à un incident grave sur l'aéroport de Zurich-Kloten, les enquêteurs découvrent avec horreur que :

"the Zurich procedures contained no detailed description of how to manage simultaneous use of runways 16 and 28 for departures."

Le Bureau Fédéral de l'Aviation Civile Helvétique recommande donc que :

"the operator and users of Zurich airport should carry out a comprehensive analysis of the operating procedures and take all appropriate measures to reduce complexity and the systemic risks."

 Analyser les procédures pour suivre les actions à accomplir, analyser les

tâches de l'utilisateur et surtout mettre tout en oeuvre pour rendre le document clair et immédiatement utilisable, voilà les véritables mots d'ordre du rédacteur "minimaliste".


Produire de la documentation au kilomètre n'est PAS du digne d'un bon rédacteur technique ; mettre  toute son énergie pour fournir une documentation exploitable, immédiatement utilisable et sans ambiguité  est la caractéristique du rédacteur formé au minimalisme, celui qui ne donne que l'information dont on a besoin !
_____________________________
(*)  Extrait de "La face cachée d'Air France", 
p. 96--97, auteur : Fabrice Amedeo

L' atelier "minimalisme et document procédural" en France : la FAQ

Pour 2015, si vous souhaitez co-organiser un atelier "Documentation minimaliste" en vos locaux, contactez les organisateurs. 

La FAQ du minimalisme

1. Le minimalisme, ça sert à quoi ?
Certainement pas à réduire la taille des mots ni à tronquer les phrases.
L'objectif est de donner à l'utilisateur (du produit et donc de la documentation) uniquement l'information dont il a besoin.  C'est le bla-bla, les considérations inutiles que l'on élimine, pas l'information utile.

Le minimalisme sert aussi à réduire le coût de l'infobésité


2. Le minimalisme ? Pas besoin de ça chez nous !

Une documentation "minimaliste" est utile et efficace, parce que _lue par les utilisateurs_.

...alors que la mauvaise documentation peut coûter 13,8 milliards de dollars par an !

Si vos clients vous retournent les produits, les utilisent très peu et très mal, ils ne vont pas, lors d'un autre achat, revenir vers votre catalogue !


Vos clients ont une bonne opinion de vos produits et de votre documentation. Ils n'en parlent pas comme ça, n'est-ce pas ? 

3. Rédiger pour le client du 21e siècle
Est-ce vraiment nécessaire, en entreprise, de rédiger la documentation  comme à l'époque de la machine à écrire mécanique ?

A votre avis, n'a-t-on pas progressé depuis les années 60 ? 

Avez-vous interrogé vos clients sur l'utilité des manuels et guides que vous fournissez ? 

Avez-vous une idée du temps passé par l'équipe du SAV à répondre aux appels des clients :

("Patron ?!! La hot-line est surchargée !!! C'est toujours les mêmes questions qui reviennent !...")

    Voici ce qu'en pense l'initiateur du site I Fix It :

"Guides and manuals have to be designed to be effective in the world we live today - not the world that we lived in 40 years ago.

It's the only way that documentation will ever get the respect and the attention it deserves".

4. Que produisent vos rédacteurs et à quel prix ?
Votre équipe de rédaction est en place depuis plusieurs années. Les rédacteurs connaissent bien vos produits.

Avez-vous pris le temps de vérifier l'utilisabilité de la documentation produite ?
Par exemple, le manuel utilisateur ne décrit pas en 10 lignes comment imprimer une page A4... 

Quelque chose comme :

IMPRIMER AVEC L'IMPRIMANTE ABC
L'imprimante ABC vous permet d'imprimer des feuilles au format A4.
Le format A4 est le format de lettre commerciale.

Pour imprimer avec l'imprimante ABC
- mettez l'imprimante sous tension
- sélectionnez la fonction "Imprimer" qui se trouve sur le menu
- tapez le nombre de feuilles à imprimer
- appuyez sur OK

Si l'imprimante ne fonctionne pas, éteignez et rallumez.
Sinon, appelez la hotline

...et ensuite vous faites traduire ce chef d'oeuvre de lapalissades en 28 langues ;-(((



5. Le minimalisme ne m'intéresse pas ; moi, je fais du DITA
Le minimalisme est indispensable à la rédaction sous DITA ("DITA authoring")
C'est exactement ce que pense Adobe.


6. Le minimalisme, c'est tout nouveau !
Jetez un oeil sur ce récapitulatif : Le minimalisme ça vient d'où ? 

Ce n'est pas vraiment récent, puisque le premier ouvrage "The Nurnberg Funnel" date de 1990 ! Depuis, les principes n'ont fait que se préciser et s'améliorer.

7. Une formation éligible au DIF ? Y ai-je droit ? Comment faire ?
Le Droit Individuel à la Formation, c'est pour vous. La preuve...  

Ce DIF en 10 points va également compléter votre information.


8. Un atelier ?... ça fonctionne comment ?
Pas question de cours magistral, pas d'apprentissage par coeur, pas d'entonnoir de Nurnberg...mais de l'action, voire de l'interaction. 

Pendant deux jours, le travail s'organise en petits groupes. A partir d'exemples concrets apportés par les participants, on met en application les principes du minimalisme. Résultat : chacun repart avec SA PROPRE DOCUMENTATION "minimalisée"!


9. Le minimalisme, c'est avec quel logiciel ?  Combien coûte-t-il ?
Le minimalisme n'est lié à aucun logiciel ; c'est le contenu et non pas l'outil documentaire qui importe. Quel que soit votre outil usuel (y compris la plume d'oie...) vous pouvez adopter et pratiquer la rédaction minimaliste. 

Lors de l'atelier, votre seul outil, ce sont vos cellules grises !



10. Le minimalisme est réservé à la documentation logicielle
 Idée tristement fausse. 

Dans son webinaire du 12 juin 2013, Dr. JoAnn Hackos a confirmé appliquer les règles du minimalisme à la documentation de matériel médical. 

Les ateliers précédents ont accueilli des participants du secteur forage et exploration pétrolière, gestion d'immeubles, tracteurs et machines agricoles, téléphonie, gestion de réseau internet, matériel médical, etc.

L'atelier se tient exclusivement en français, par un formateur francophone.


11. Faut-il faire l'acquisition de manuels d'apprentissage ?
 Ce n'est pas indispensable. Une bibliographie mise à jour vous sera remise lors de l'atelier.
 
Toutefois, vous repartirez avec votre support de cours -en français- et un recueil d'exercices et exemples en français.


12. Le minimalisme a vraiment été mis en place dites-vous ? Chez qui ?

Tous les grands noms s'y sont mis, sans hésitation !

 Avec la documentation minimaliste, les coûts de conception ne portent que sur le contenu UTILE et EFFICACE pour une utilisation satisfaisante du produit.

 L'utilisateur n'ouvre jamais le manuel... sauf quand il a besoin d'une information précise. La trouve-t-il vraiment et rapidement dans votre documentation ?

 Savez-vous qu'un rédacteur non formé est plus coûteux qu'un véritable rédacteur professionnel ? 

L'amateur rédige pour le plaisir de rédiger (façon romancier) et produit des romans-fleuves inexploitables. Le professionnel rédige pour satisfaire aux attentes de l'utilisateur : il pense ergonomie, économie et utilisabilité !

En formant vos collaborateurs au minimalisme, non seulement vous les fidélisez, mais vous les préparez à la documentation sous DITA et à la rédaction en mode 'agile'

 A quoi peut servir un budget formation, sinon à former les collaborateurs pour les rendre plus compétitifs, à l'image de votre entreprise ?

 Se former en petits groupes, à partir d'exemples concrets, est-ce que ce n'est pas 
la solution optimale ?

Un manuel rédigé selon les règles du minimalisme a 90 % plus de chances d'être lu et utilisé qu'un manuel ("pavé") à l'ancienne !

 A votre avis, est-ce que vos concurrents ou vos sous-traitants ne sont pas en train de se former, eux, au minimalisme ?